Come SEGNA tratta i dati durante la fase di test.

Versione provvisoria

SEGNA è in fase di test e predisposizione. L’identificazione e i dati completi del titolare del trattamento sono in corso di completamento e saranno inseriti nell’informativa definitiva.

Richieste sui dati

Per richieste relative ai dati personali, accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione o segnalazione di informazioni da correggere o rimuovere, puoi scrivere a privacy@segna.net.

Per facilitare l’individuazione del contenuto interessato puoi indicare, quando disponibile, il titolo dell’evento o l’indirizzo della relativa pagina SEGNA e specificare cosa desideri venga verificato, corretto o rimosso.

Categorie di dati trattati

SEGNA può trattare dati relativi agli eventi, tra cui titolo, descrizione, date e orari, luogo, indirizzo, organizzatore, informazioni di prenotazione, categoria, tag, provenienza e immagini delle locandine.

Quando presenti nel materiale inviato, possono inoltre essere trattati nomi e recapiti riferibili a organizzatori, attività o altre persone, oltre ai dati tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza del servizio, come indirizzi IP e informazioni diagnostiche minimizzate.

Finalità e basi giuridiche

I dati vengono trattati per ricevere e analizzare le segnalazioni, estrarre e strutturare le informazioni delle locandine, consentirne la verifica e moderazione, pubblicare gli eventi ritenuti idonei, mantenere il catalogo e l’archivio storico di SEGNA e gestire correzioni, opposizioni e richieste relative ai dati.

Per le operazioni richieste direttamente da chi utilizza il servizio, il trattamento può essere necessario all’esecuzione della richiesta dell’utente. Per l’organizzazione, verifica e pubblicazione di informazioni sugli eventi, per la tutela della qualità del servizio, la prevenzione degli abusi e la sicurezza tecnica, SEGNA può fondare il trattamento sul proprio legittimo interesse, nel rispetto dei diritti e delle libertà degli interessati.

Quando il trattamento è necessario per adempiere a obblighi previsti dalla legge o per gestire l’esercizio dei diritti degli interessati, la relativa base giuridica è l’adempimento dell’obbligo legale applicabile. SEGNA non considera l’accettazione delle condizioni di invio come un consenso generale al trattamento dei dati personali.

Destinatari e fornitori tecnici

I dati possono essere trattati, nei limiti necessari alle rispettive funzioni, dai fornitori tecnici utilizzati per l’erogazione del servizio. L’infrastruttura server di SEGNA è ospitata presso Hetzner.

Le locandine sottoposte all’estrazione automatica vengono trasmesse al provider di intelligenza artificiale configurato da SEGNA, attualmente Google Gemini.

SEGNA utilizza inoltre servizi della OpenStreetMap Foundation: Nominatim per le funzioni di geocodifica e i server cartografici OpenStreetMap per la visualizzazione delle mappe.

Altri fornitori tecnici possono trattare dati soltanto quando necessario alla fornitura dei rispettivi servizi o all’adempimento di obblighi tecnici e legali.

Conservazione dei dati

I file temporanei di lavorazione di SEGNA vengono eliminati dopo il completamento dell’invio oppure, in caso di procedimento abbandonato, entro 60 minuti. I log diagnostici dell’estrazione sono conservati per un massimo di 90 giorni e i log di accesso al server web per un massimo di 7 giorni.

Le segnalazioni rifiutate e i relativi file persistenti vengono eliminati entro 30 giorni dal rifiuto.

Gli eventi pubblicati, comprese le relative locandine, possono essere conservati anche dopo la conclusione dell’evento per mantenere l’archivio storico di SEGNA. La durata non è determinata esclusivamente da un termine fisso, ma dalla permanenza della finalità di catalogazione e documentazione del servizio, fatta salva la possibilità di rettifica, opposizione o rimozione nei casi previsti dalla normativa.

I recapiti personali o di natura incerta non vengono pubblicati automaticamente e possono essere rimossi o corretti indipendentemente dalla conservazione storica dell’evento.

Locandine e dati degli eventi

Le locandine possono contenere informazioni relative all’evento, al luogo, agli organizzatori e recapiti presenti nel materiale inviato. I dati estratti vengono sottoposti a verifica prima della pubblicazione.

I contatti classificati come personali o non ancora classificati non vengono pubblicati automaticamente. La pubblicazione di un recapito è prevista soltanto per contatti classificati come ufficiali/business e approvati in fase di revisione.

Provenienza dei dati

Nella configurazione attuale gli eventi vengono acquisiti tramite locandine caricate su SEGNA. I dati relativi all’evento e gli eventuali dati personali presenti nel materiale provengono quindi dalla locandina sottoposta al servizio.

SEGNA registra nei metadati dell’evento il tipo di provenienza. Gli upload correnti sono identificati come locandine caricate su SEGNA. Per eventuali record legacy la cui origine non sia ricostruibile con sufficiente certezza, la provenienza viene indicata come non ricostruita anziché attribuire una fonte non verificata.

Prima dell’eventuale attivazione di acquisizioni da siti, social network o altre fonti pubbliche, SEGNA adeguerà il tracciamento della fonte e le relative informazioni privacy.

Elaborazione tramite intelligenza artificiale

Per estrarre i dati della locandina il file viene trasmesso a Google Gemini .

SEGNA conserva i file temporanei di lavorazione in storage privato: vengono cancellati subito dopo l’invio riuscito dell’evento oppure, se il procedimento viene abbandonato, entro 60 minuti.

Google dichiara una conservazione separata fino a 55 giorni di prompt, informazioni di contesto e output per il monitoraggio e la prevenzione degli abusi.

Log tecnici

SEGNA utilizza log diagnostici minimizzati per controllare il funzionamento dell’estrazione. I valori testuali estratti dalla locandina non vengono conservati nel log diagnostico e i relativi record sono soggetti a una conservazione massima configurata di 90 giorni.

Conservazione delle segnalazioni rifiutate

Quando una segnalazione viene rifiutata in fase di moderazione, il relativo record e i file persistenti associati vengono conservati per un massimo di 30 giorni dal rifiuto, per consentire verifiche tecniche e operative.

Trascorso questo periodo, la segnalazione rifiutata, i relativi file e i log di estrazione ancora collegati vengono eliminati automaticamente.

Log di accesso al sito

Per finalità di sicurezza, prevenzione degli abusi e diagnosi tecnica, il server web registra in forma minimizzata l’indirizzo IP, la data e l’ora della richiesta, il metodo HTTP, il percorso richiesto, il codice di risposta e la quantità di dati trasferiti.

Il formato ordinario dei log di accesso di SEGNA non registra user-agent, referrer, query string o identità dell’utente autenticato. I log vengono ruotati quotidianamente e conservati fino a 7 giorni.

Mappe e OpenStreetMap

Quando viene visualizzata una mappa, il browser richiede le tessere cartografiche direttamente ai servizi della OpenStreetMap Foundation. Questa comunicazione comporta la trasmissione al fornitore di dati tecnici necessari alla richiesta, tra cui l’indirizzo IP.

Il trattamento effettuato dai servizi OpenStreetMap è disciplinato dalla Privacy Policy della OpenStreetMap Foundation.

Cookie e strumenti di tracciamento

Nella configurazione attuale SEGNA non utilizza cookie di profilazione, cookie pubblicitari o strumenti di analytics e tracciamento comportamentale. L’area amministrativa utilizza autenticazione HTTP Basic e non una sessione applicativa basata su cookie.

Qualora in futuro vengano introdotti strumenti che richiedono il consenso, SEGNA adeguerà preventivamente le modalità informative e di raccolta delle preferenze.

Diritti e segnalazioni

Nei casi previsti dalla normativa puoi chiedere l’accesso ai dati personali, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento o opporti al trattamento. Resta inoltre possibile rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.